آخر الشهر جه، وعايز تعرف اللي في المحل فعلاً يطابق اللي في الدفاتر ولا لأ. الجرد بالورقة والقلم بياخد يوم، والمحل بيتقفل أو الشغل بيبوظ، وفي الآخر بتلاقي رقم مش عارف جه منين.
في موبيلات الجرد بيتعمل بشكل تاني: كذا واحد يعدوا في نفس الوقت كل واحد من موبايله، والأرقام بتتجمع لوحدها. في المقال ده هشرحلك الخطوات، وإيه اللي هتشوفه في الآخر، وحدود الموضوع.
ليه الجرد بياخد يوم أصلاً
المشكلة غالباً مش في العد نفسه. المشكلة إن واحد بس هو اللي بيعد، وبيكتب في ورقة، وبعدين حد تاني يقعد يقارن الورقة بالكمية اللي في الدفتر. أي غلطة صغيرة في الكتابة بتطلع عجز وهمي، وإنت مش عارف هو حقيقي ولا غلط في العد.
وكمان الكمية اللي في الدفتر نفسها ممكن تكون متعدلة بإيد حد. في موبيلات الكمية عمرها ما بتتكتب بإيد. هي بتتحسب من الحركات: بيع، شراء، مرتجع، تحويل، تسوية. يعني الرقم اللي هتقارن بيه ليه تاريخ كامل.
قبل ما تبدأ: جهّز الأرقام
الجرد هيبقى مفيد على قد ما الحركات اللي قبله مسجلة صح. قبل يوم الجرد:
- اتأكد إن فواتير الشراء الأخيرة اتسجلت. موبايل وصل ومسجلش مش هيبان في الكمية.
- اتأكد إن المرتجعات اتسجلت، سواء مرتجع من عميل أو مرتجع لمورد.
- لو عندك فرعين، اتأكد إن التحويلات بين الفروع كلها اتسجلت. اللي اتحول بينهم بيتحرك من فرع للتاني فوراً، فمتسيبش حاجة في الطريق من غير تسجيل.
- حدد مين هيعد وفين. وزّع الرفوف: واحد الموبايلات، واحد الإكسسوارات، واحد الشواحن والكابلات مثلاً.
الجرد الجماعي خطوة بخطوة
الفكرة إن كل واحد من الفريق بيفتح التطبيق على موبايله، وبيسكان اللي قدامه. الأرقام بتتجمع مع بعض لحظة بلحظة، فمفيش حد بيستنى التاني ومفيش ورق بيتجمع بعدين.
- ابدأ جرد جديد من صفحة المخزون.
- كل واحد من الفريق يدخل على الجرد من موبايله.
- كل واحد يسكان الباركود اللي قدامه بكاميرا الموبايل. مش لازم جهاز سكانر.
- الموبايلات اللي متتبعة بالـ IMEI بتتعد جهاز جهاز، والإكسسوارات بتتعد بالكمية زي ما هي.
- شوف الأرقام وهي بتتجمع. لما الكل يخلص، راجع النتيجة قبل ما تأكد.
لو بتفتح التجربة لأول مرة، جرّبها على محل تجريبي الأول من صفحة التجربة من غير ما تسجل.
قبل التأكيد: العجز والزيادة بقيمتهم
ده أهم جزء. في آخر الجرد، قبل ما تأكد، بتشوف الأصناف الناقصة والزايدة، وقيمتها بسعر التكلفة. يعني مش بس "ناقص 3 شواحن"، لكن كمان الفرق ده يساوي كام جنيه عليك.
ولو الصنف موبايلات متتبعة بالـ IMEI، النظام بيقولك بالظبط أنهي أجهزة ناقصة، مش بس إن العدد أقل. وده بيفرق جداً: بدل ما تدور على "موبايل ناقص من الـ Samsung"، بتعرف الـ IMEI بتاعه وتراجع تاريخه من الشراء لحد آخر حركة.
بعد المراجعة، لو الأرقام مظبوطة تأكد. وطبعاً لو لقيت غلطة في العد، ارجع عد الصنف ده تاني قبل التأكيد.
بعد الجرد: اعمل تسوية بسبب
لو فيه فرق حقيقي، الفرق ده بيتسجل كتسوية بسبب: تالف، ضايع، هدية. والتسوية بتتسجل باسم اللي عملها. يعني الكمية مش بتتعدل بإيد حد من غير أثر.
ومفيش حاجة بتتمسح. لو اتعملت تسوية بالغلط، بتتصلح بحركة عكسية، والتاريخ كله يفضل موجود. ده بيخليك لما تسأل بعد شهر "الشاحن ده راح فين؟" تلاقي الإجابة.
إيه اللي يفيدك بعد الجرد
- تنبيه المخزون القليل: لما صنف بيقل، بيوصلك إشعار حتى لو التطبيق مقفول، فمش هتفضل تستنى الجرد عشان تعرف إن الشاحن الأكتر مبيعاً خلص.
- تقرير المخزون الراكد: بيوريك إيه اللي قاعد على الرف ومش بيتباع، وده بيساعدك تقرر تشتري إيه وتبطل تشتري إيه.
- حركة كل صنف: تقدر تفتح أي صنف وتشوف كل حاجة حصلتله.
- الفروع: تقدر تحدد إن الموظف يشوف فرعه بس، أو كل الفروع. والتحويل بين الفروع بيتم في خطوة واحدة، والموبايلات بتتحول بالـ IMEI فتعرف كل جهاز في أنهي فرع. التحويل بين الفروع متاح في باقة Pro وما فوقها، حسب الأسعار.
حدود لازم تعرفها
- الجرد بيكشف الفرق، لكنه مش بيقولك السبب لوحده. السبب لسه محتاج منك تراجع حركات الصنف وتسأل الفريق.
- المخزون (والـ IMEI) مش موجود في باقة المحافظ، لأنها للمحافظ وخطوط إنستاباي بس.
- الـ IMEI بيتراجع إنه رقم صحيح من 15 رقم بس. موبيلات مش بتفحص الجهاز عند أي جهة خارجية، وحالة التسجيل في Telephony بتكتبها إنت.
- الشغل محتاج إنترنت. لو النت فصل، التطبيق بيقولك كده، ومفيش بيع بدون إنترنت لسه.
لو عايز تعرف أكتر عن المخزون والجرد، شوف صفحة المخزون والجرد. وللتفاصيل عن الأصناف والباركود، فيه صفحة الكتالوج.
خلاصة
الجرد الجماعي بيحوّل يوم تعب لساعة. كل واحد يعد من موبايله، والأرقام تتجمع، وإنت تشوف العجز والزيادة بقيمتهم قبل ما تأكد، وتسجل التسوية بسبب واسم. وكل ده من غير ما تمسح أي حاجة من التاريخ.